Asiakastietojen hallinta ja GDPR – 6 vinkkiä yritykselle
Asiakastietojen hallinta GDPR-vaatimuksien mukaisesti onnistuu helposti, kun käytössä on selkeät prosessit ja moderni erp-järjestelmä.
Asiakastiedot ovat yritykselle tärkeitä, joten ne kannattaa pitää tallessa niin, että niiden ylläpitäminen GDPR:n vaatimusten mukaisesti onnistuu kätevästi. Jos asiakasrekisterin tiedot sijaitsevat eri paikoissa, riskit tietojen väärinkäyttöön kasvavat, ja niiden ylläpitäminen on työlästä ja virhealtista.
GDPR asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle, kuten että tiedot voidaan tarkastaa, korjata ja poistaa nopeasti. Tässä artikkelissa kuusi käytännön vinkkiä yritykselle miten voi helpottaa asiakastietojen hallintaa ja täyttää GDPR:n keskeiset vaatimukset, jotka auttavat parantamaan tietoturvaa ja varmistamaan tietosuojan toteutumisen.
Asiakastietojen hallinta GDPR-vaatimusten mukaan
GDPR (General Data Protection Regulation) on EU:n tietosuoja-asetus, joka koskee kaikkia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja. GDPR-vaatimuksien noudattamatta jättäminen voi johtaa sakkoihin, lisäksi yrityksen asiakkaiden luottamus kärsii, ja yritys voi saada mainehaittaa.
GDPR:n vaatimusten mukaan henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava seuraavia periaatteita:
- Kerätään vain tarpeellinen tieto.
- Vain ne, jotka tarvitsevat tietoa työtehtäviensä vuoksi, saavat siihen pääsyn.
- Käytä salattua tiedonsiirtoa (TLS) ja tallennusta (AES-256), sekä monivaiheista tunnistautumista.
- Tapahtumaloki: Tallennetaan tieto, kuka käsitteli mitä tietoja ja milloin.
- Kun tiedot eivät ole enää tarpeellisia, ne anonymisoidaan tai poistetaan.
- Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, korjata, poistaa ja siirtää omat tietonsa.
6 käytännön vinkkiä yritykselle asiakastiedon hallintaan
Tässä kuusi käytännön vinkkiä, joilla yritys voi varmistaa GDPR-vaatimusten täyttymisen ja parantaa tietoturvaa.
1. Keskitä asiakasrekisteri ERP-järjestelmään
Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, niiden hallinta on helpompaa ja turvallisempaa. ERP-järjestelmä tarjoaa salauksen, varmuuskopiot ja roolipohjaiset käyttöoikeudet, joten riskit tietojen katoamiseen vähenevät ja voidaan myös nopeasti reagoida GDPR-pyyntöihin.
2. Luo roolipohjaiset käyttöoikeudet järjestelmään
Kaikki eivät tarvitse kaikkea tietoa. Luo selkeät roolit ja käyttöoikeudet, jokaisella käyttäjällä on pääsy vain omiin tehtäviinsä liittyviin tietoihin. Esimerkiksi myynti näkee vain asiakastiedot. Varasto näkee tilausmäärät, ei laskutustietoja jne. Tämä minimoi tietovuotoriskit ja täyttää GDPR:n minimointiperiaatteen.
3. Varmista tiedonsiirron ja tallennuksen vahva salaus
GDPR edellyttää, että henkilötiedot suojataan sekä siirron aikana että tallennettuna. TLS-salaus suojaa tiedot silloin, kun ne kulkevat käyttäjän ja järjestelmän välillä, esimerkiksi kirjautuessa tai tietoja syötettäessä. AES‑256-salaus suojaa tiedot silloin, kun ne ovat tallennettuina järjestelmään. Tämä estää tietojen lukemisen, vaikka palvelimelle tai tietokantaan saataisiin asiattomasti pääsy.
4. Hyödynnä tapahtumalokia
ERP-järjestelmä tekee automaattisesti lokitietoja eli kuka käsitteli tietoja ja milloin. Näitä tietoja hyödyntämällä voidaan helposti tehdä auditointeja ja osoittaa, että tietosuoja on kunnossa.
5. Huolehdi tietojen anonymisoinnista ja poistamisesta
Kun asiakassuhde päättyy, asiakkaan tiedot eivät saa jäädä järjestelmään. Tarkista, että vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisesti. ERP:n avulla tämä voidaan myös automatisoida.
6. Varmista tietojen siirrettävyys ja läpinäkyvyys
GDPR:n mukaan asiakkaalla on oikeus saada omat tietonsa. Asiakkaan pyyntöihin pitää ja kannattaa vastata nopeasti, mikä lisää luottamusta ja säästää aikaa. ERP-järjestelmässä asiakkaan tiedot löytyvät helposti asiakasrekisteristä yhdellä haulla.
Tribuni helpottaa GDPR-vaatimusten täyttämistä
Moderni ERP, kuten Tribuni, helpottaa yrityksen GDPR-vaatimusten täyttämistä. Kun asiakasrekisteri on ERP:ssä, tietosuoja ei ole erillinen projekti, vaan osa yrityksen päivittäistä toimintaa. Tämä vähentää riskejä, säästää aikaa ja vahvistaa asiakkaiden luottamusta.
Ota yhteyttä ja aloita Tribunin käyttö!
