Pilvi vai paikallinen ERP? plussat ja miinukset
ERP-järjestelmän valinta yritykselle on tärkeä investointi, sillä se vaikuttaa kustannuksiin, ylläpitoon, joustavuuteen ja tietoturvaan. Kun päätös järjestelmän hankinnasta on tehty, eteen tulee seuraava pohdinnan aihe: valitaanko moderni pilvipohjainen ratkaisu vai perinteisempi, omille palvelimille asennettava järjestelmä? Käydään tässä artikkelissa läpi kummankin vaihtoehdon plussat ja miinukset, jotta voit tehdä yrityksellesi parhaan mahdollisen valinnan.
Mitä ERP-vaihtoehdot tarkoittavat?
Pilvipohjainen ERP on järjestelmä, jota käytetään internet-selaimen tai sovelluksen kautta. Palveluntarjoaja hoitaa palvelimet, ylläpidon, päivitykset ja varmuuskopiot. Palvelusta maksetaan yleensä kuukausi- tai vuosimaksua käytön mukaan.
Paikallisesti asennettu ERP, on järjestelmä, jossa ostetaan järjestelmän lisenssi ja asennetaan se yrityksen omille palvelimille tai tietokoneille. Yritys vastaa itse laitteistosta, ylläpidosta, päivityksistä ja varmuuskopioinnista, tai ne voi ostaa palveluna erikseen.
Pilvipohjaisen ERP:n plussat ja miinukset
Plussat
+ Matalampi alkuinvestointi, joten ei tule tarvetta kalliille palvelinhankinnoille tai suurille lisenssimaksuille heti alussa. Kustannukset ovat yleensä kuukausi- tai vuosimaksuja.
+ Ennustettavat kustannukset esim. kuukausimaksu, joka on helppo ja budjetoida.
+ Ei huolta ylläpidosta, koska palveluntarjoaja hoitaa palvelinten ylläpidon, päivitykset ja varmuuskopiot.
+ Käyttäjämäärien tai ominaisuuksien lisääminen tai vähentäminen on yleensä helppoa tarpeen muuttuessa. Maksat siitä, mitä käytät.
+ Järjestelmään pääsee käsiksi mistä vain, milloin vain, kunhan internetyhteys toimii. Helpottaa etätyötä ja liikkuvaa työtä.
+ Nopea ottaa käyttöön. Perusjärjestelmän saa usein käyttöön nopeammin.
Miinukset
– Ilman toimivaa nettiyhteyttä järjestelmän käyttö voi olla rajoitettua tai estyä kokonaan.
– Kuukausimaksut voivat pitkällä aikavälillä muodostua suuremmiksi kuin kertalisenssin hinta.
– Et täysin hallitse tietojasi, vaikka omistat sen tai sitä, milloin päivitykset ajetaan. Tietojen sijainti voi olla palveluntarjoajan määrittelemä.
– Vaikka monet pilvipalvelut ovat muokattavissa, syvä räätälöinti voi olla rajoitetumpaa kuin paikallisesti asennetussa järjestelmässä.
– Tietoturvan mielikuva vs. todellisuus. Vaikka palveluntarjoajien tietoturva on usein huippuluokkaa, jotkut kokevat turvattomuutta siitä, että tiedot ovat “pilvessä” oman yrityksen ulkopuolella.
Paikallisesti asennetun ERP:n plussat ja miinukset
Plussat
+ Hallitset täysin järjestelmää, dataa ja päivitysten ajankohtaa. Data pysyy omissa tiloissasi.
+ Mahdollisuus syvään räätälöintiin. Järjestelmää voi usein muokata tarkemmin vastaamaan yrityksen uniikkeja prosesseja.
+ Kun lisenssi on maksettu, ei ole pakollisia kuukausimaksuja. Pitkällä aikavälillä on edullisempi, jos järjestelmää käytetään vuosia ilman suuria päivityksiä.
+ Perustoiminnallisuus ei vaadi jatkuvaa verkkoyhteyttä, paitsi etäkäyttöön.
Miinukset
– Kallis alkuinvestointi, koska vaatii usein merkittävän panostuksen lisensseihin ja laitteistoon.
– Vaatii omaa IT-osaamista tai ulkopuolista tukea palvelinten ylläpitoon, päivityksiin, varmuuskopiointiin ja tietoturvaan. Ylläpito sitoo resursseja ja aiheuttaa lisää kustannuksia.
– Monimutkaisempi skaalautuvuus. Käyttäjämäärien lisääminen tai uusien ominaisuuksien käyttöönotto vaatii laitteistopäivityksiä ja on hitaampaa ja kalliimpaa.
– Etäkäyttö vaatii usein erillisiä järjestelyjä, esim. VPN-yhteydet, jotka voivat olla maksullisia.
– Asennus ja suuremmat päivitykset ovat usein laajempia projekteja.
Keskeiset erot taulukkona
|
|
Pilvipohjainen ERP
|
Paikallinen ERP
|
|---|---|---|
|
Alkukustannus
|
Matala
|
Korkea
|
|
Jatkuvat Kustannukset
|
Kyllä, kuukausi/vuosimaksu
|
Ei, paitsi ylläpito
|
|
Ylläpito ja Päivitykset
|
Palveluntarjoaja hoitaa
|
Yrityksen vastuulla
|
|
Skaalautuvuus
|
Helppo ja nopea
|
Monimutkainen, vaatii investointeja.
|
|
Saavutettavuus
|
Helppo, internet-yhteydellä
|
Vaatii erillisjärjestelyjä.
|
|
Kontrolli & Räätälöinti
|
Rajatumpi
|
Täysi kontrolli, syvä räätälöinti
|
|
IT-Resurssien Tarve
|
Vähäinen
|
Merkittävä
|
|
Tietoturvavastuu
|
Palveluntarjoajalla
|
Täysin yrityksellä
|
Kumpi ratkaisu sitten kannattaa valita?
ERP-järjestelmän valinta vaiheessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen tilanne, tarpeet ja resurssit. Punnitse huolellisesti eri vaihtoehtojen plussat ja miinukset oman tilanteesi kannalta ennen päätöksentekoa.
Pilvipohjaiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat yleistyneet nopeasti, ja niiden tarjoamat hyödyt houkuttelevat monia yrityksiä siirtymään perinteisistä paikallisista ratkaisuista pilveen. Älä epäröi kysyä tarkentavia kysymyksiä palveluntarjoajilta ja pyytää tutustumista ja kokeiluaikoja eri järjestelmistä.
ERP-järjestelmän valinta, pohdi ainakin näitä asioita
- Millainen budjetti, onko varaa suurempaan alkuinvestointiin vai olisivatko ennustettavat kuukausimaksut paremmin?
- Onko yrityksessä omaa teknistä osaamista ja aikaa ylläpitää omaa järjestelmää vai kannattaako ulkoistaa se?
- Kuinka tärkeää yritykselle on täysi kontrolli datasta ja päivityksistä?
- Onko odotettavissa nopeaa kasvua tai muutoksia käyttäjämäärissä? Pilvipalvelu skaalautuu helpommin.
- Kuinka tärkeää on, että järjestelmään pääsee käsiksi helposti eri paikoista?
- Onko yritykselläsi niin erityisiä toimintoja, että tarvitset syvällistä räätälöintiä, jota pilvipalvelu ei ehkä tarjoa?
Useimmille pienille ja keskisuurille yrityksille pilvipohjainen ERP on nykyään joustavampi, kustannustehokkaampi ja huolettomampi vaihtoehto, erityisesti jos omia IT-resursseja on vähän. Pilvipohjaiset ERP-järjestelmät voidaan helposti integroida muihin liiketoiminnan ohjelmistoihin, kuten CRM-järjestelmiin, taloushallinnon ohjelmistoihin ja tuotannonohjausjärjestelmiin.
Tärkeintä on, että toiminnanohjausjärjestelmä tukee juuri sinun yrityksesi arkea ja edistää liiketoiminnan tavoitteita.
Tribuni on monipuolinen pilvipohjainen erp-ratkaisu
Tribuni on pilvipohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka tarjoaa yrityksille kattavan ratkaisun liiketoiminnan hallintaan.
- Asiakkuudenhallinta – Seuraa asiakastietoja ja hallitse tilauksia helposti.
- Työtilausten käsittely – Automatisoi tilausprosessi ja vähennä manuaalista työtä.
- Työkalenterit ja töiden hallinta – Järjestä työvuorot ja projektit tehokkaasti.
- Varastonhallinta – Seuraa tuotteiden ja varaosien saatavuutta reaaliajassa.
- Kaluston seuranta – Hallitse yrityksen kalustoa ja optimoi käyttöaste.
- Työajanseuranta – Kirjaa työajat helposti ja tarkasti.
- Laskutus – Hoida laskutus sujuvasti ja integroidusti muihin toimintoihin.
Tribuni on joustava, joten se voidaan mukauttaa yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Lisäksi Tribunista löytyy valmiita toimialakohtaisia erityisratkaisuja, jotka tekevät sen käytöstä entistä tehokkaampaa.
Tribuni tarjoaa yrityksille monipuolisen ja helppokäyttöisen pilvipohjaisen ratkaisun, joka yhdistää kaikki keskeiset liiketoiminnan osa-alueet yhteen järjestelmään. Sen avulla yritykset voivat tehostaa toimintaansa, vähentää manuaalista työtä ja parantaa asiakaskokemusta.
Tribunin peruspalvelumaksu on käyttäjäkohtainen kuukausimaksu, joka laskutetaan toteutuneen käyttäjämäärän mukaisesti. Tribuni kannattaa ottaa ilmaiseen kokeiluun 30 päiväksi. Ota yhteyttä!
