Käyttäjätasot tekevät ERP:stä tehokkaamman ja turvallisemman
Käyttäjätasot ja -roolit ovat keskeinen osa toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) hallintaa. Niiden avulla varmistetaan järjestelmän tehokas ja turvallinen käyttö. Hyvin määritellyt roolit lisäävät läpinäkyvyyttä ja tukevat yrityksen sujuvaa toimintaa.
Mikä on käyttäjätaso ja miksi se on tärkeä?
Eri käyttäjätasoilla määritellään, kuka pääsee käsiksi mihinkin tietoihin ja toimintoihin. Tällainen roolijako selkeyttää toimintoja ja varmistaa, että jokainen voi keskittyä omiin tehtäviinsä ilman häiriöitä.
- Selkeät käyttäjäroolit ja -tasot auttavat suorittamaan töitä tehokkaammin ja ilman päällekkäisyyksiä.
- Kun jokaisella käyttäjällä on selkeästi määritellyt vastuualueet ja tehtävät, tarvittavat tiedot ja toiminnot löytyvät nopeammin.
- Parantavat tietoturvaa, kun vain oikeat henkilöt voivat nähdä ja muokata arkaluonteisia tietoja.
- Vähentävät virheiden riskiä, kun käyttäjät eivät pääse muokkaamaan asioita, jotka eivät kuulu heidän vastuulleen.
Yleisimmät käyttäjätasot ja roolit ERP-järjestelmissä
Käyttäjätasot ja käyttöoikeudet varmistavat, että käyttäjät pääsevät käsiksi vain niihin toimintoihin, joita he työtehtävissään tarvitsevat. Hyvä käytäntö on räätälöidä tasot roolien mukaan, näin järjestelmä pysyy selkeänä, vaikka henkilöstö vaihtuu.
Vaikka tasot vaihtelevat järjestelmästä toiseen, yleisiä rooleja ovat:
- Järjestelmänvalvojalla (admin) on yleensä täydet oikeudet järjestelmän hallintaan, käyttäjien luontiin ja asetusten määrittämiseen.
- Johto/ esihenkilö: Laajat oikeudet oman vastuualueensa tietoihin ja toimintoihin, usein myös hyväksyntäoikeuksia.
- Tuotanto/ työntekijä/ peruskäyttäjä: Pääsy vain niihin tietoihin ja toimintoihin, joita hän tarvitsee omien työtehtäviensä suorittamiseen.
- Lisäksi eri osastoilla on omia roolejaan, esimerkiksi myynti (asiakastiedot, tilausten syöttö), ostaja (ostotilausten luonti), varastotyöntekijä (vastaanotto, lähetys) ja HR-asiantuntija (työntekijätiedot, palkanlaskenta).
5 vinkkiä käyttäjätasojen suunnitteluun ja hallintaan
- Aloita laatimalla lista yrityksen rooleista ja mieti, mitä tietoa kukin tarvitsee. Näin voit hahmottaa mitä eri käyttäjätasoja luodaan.
- Vältä “kaikki oikeudet kaikille” -ajattelua koska liian laajat oikeudet voivat johtaa virheisiin tai tietoturvaongelmiin. Anna vain tarvittavat oikeudet, ei enempää.
- Määritä tasot roolien mukaan. Mieti, mitä kukin käyttäjä tarvitsee ja rajaa ylimääräiset näkymät pois.
- Pidä kirjaa siitä, kuka voi tehdä mitä. Tarkista oikeudet säännöllisesti, erityisesti kun henkilöstö vaihtuu.
- Testaa ennen käyttöönottoa, jotta varmistat, että oikeudet toimivat kuten pitää.
Tribunin käyttäjätasot ovat helposti hallinnassa
Tribuni-järjestelmässä käyttäjätasot ovat joustavia ja helppoja hallita. Voit määrittää oikeudet tarkasti roolien mukaan.
Tribunin käyttäjähallinta löytyy Ylläpito-osassa. Käyttäjähallinta‑välilehdellä ylläpitäjä voi tarkastella olemassa olevia käyttäjiä, muokata käyttäjien tietoja sekä lisätä uusia käyttäjiä.
Käyttäjätasolla määritetään, kuinka laajasti kyseinen käyttäjä näkee ohjelmiston toimintoja ja mitä hän voi muokata. Pääkäyttäjällä on aina oikeudet kaikkiin yritykselle asetettuihin toimintoihin, kun taas peruskäyttäjille annetaan yleensä käyttäjätaso 1.Käyttäjätasoja ja niiden nimiä voidaan tarvittaessa muokata tarpeiden mukaan.
Käyttäjätasot ovat olennainen osa yrityksen tietoturvaa, prosessien hallintaa ja tehokkuutta. Niiden avulla toiminnanohjausjärjestelmä voidaan pitää helposti hallittavana kokonaisuutena.
Tutustu nyt Tribuniin 30 päivän kokeilujaksolla. Ota yhteyttä!
