Hyvin suunniteltua asiakasviestintää Tribunilla
Tribuni toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa hyvin mahdollisuuksia asiakasviestintään. Asiakasviestintä on asiakassuhteen hoitoa, osa asiakaspalvelua, jonka tavoitteena on lujittaa asiakassuhdetta. Hyvä yritys osaa ennakoida asiakkaan tarpeita tarjoamalla asiakkaalle palvelua ennen kuin asiakas huomaa sitä pyytää. Esimerkiksi asiakkaan tiedottaminen tilatun työn vaiheista tai työn viivästymisestä luo luottamusta ja läpinäkyvyyttä.
Kun asiakas kokee, että viestinnästä on ollut hyötyä, asiakastyytyväisyys kasvaa, joka taas voi johtaa parempiin asiakassuhteisiin. Hyvin suunniteltu ja ajoitettu viesti on erinomainen keino parantaa asiakaskokemusta. Onnistunut asiakasviestintä lisää asiakkaan luottamusta, ja tyytyväinen asiakas palaa asioimaan toistekin.
Viestin hyvä ulkoasu ja asettelu antaa hyvän mielikuvan
Viestien yhdenmukainen ulkoasu ja visuaalisuus on tärkeää, koska yrityksestä saadut mielikuvat vaikuttavat asiakkaiden ostopäätöksiin. Visuaalisuudella voidaan edesauttaa positiivisen mielikuvan syntyä. Kun asiakkaalla on yrityksestä positiivinen mielikuva, on yritys asiakkaan mielestä luotettava ja ammattitaitoinen.
Tribunissa on valmiina erilaisia viestipohjia, ja niitä voi muokata lisää tarpeen mukaan. Valmiiksi muotoiltujen viestipohjien etuna on se, että viestien tekemiseen ja lähettämiseen kuluu vähemmän aikaa ja viestit ovat yhdenmukaisia. Tribunissa voidaan kätevästi lähettää viestejä asiakkaalle, joko tekstiviestinä tai sähköpostina.
Lisäksi viestien avulla tiedon voi saada nopeammin perille koska puhelimitse yhteydenottoihin ja ajan sopimiseen voi mennä yllättävän paljon työaikaa, mutta tekstiviesteihin vastataan varmemmin.
Asiakasviestintä Tribunissa, neljä esimerkkiä
1. Ennakkoviesti asiakkaalle, kun varaosa ei ole saatavilla ja huoltoaika siirtyy
Tribunissa varaosien tilauksella on arvioitu saapumispäivä, jos varaosaa ei ole kirjattu saapuneeksi arvioituun päivään mennessä, ohjelma hälyttää. Tällöin asiakkaalle voidaan ennakolta lähettää viesti varaosan viivästymisestä ja mahdollinen uusi huoltoaika. Kun asiakkaalle viestitetään etukäteen huollon viivästymisestä, niin asiakkaan ei tarvitse itse kysellä viivästysten perään, joten ennakkoviesti parantaa asiakaskokemusta huomattavasti.
2. Aikaehdotus ja ajan automaattinen vahvistaminen tekstiviestillä
Tribunissa huoltotilaukset aikataulutetaan työkalenteriin. Huoltokäyntiä suunniteltaessa voidaan ilmoittaa asiakkaalle varatusta ajasta ja pyytää vahvistusta. Asiakkaalle lähetetään tekstiviesti, jossa ehdotetaan tiettyä työaikaa esimerkiksi:
Sopiiko huoltoaika 7.11.2022 klo 9:00. Vastaa tähän viestiin K kyllä tai E ei sovi. Terveisin Huoltoliike Oy
Jos asiakas vastaa viestiin K, niin aika vahvistuu automaattisesti Tribunin työkalenteriin, jos aika ei sovi, niin järjestelmästä on mahdollisuus lähettää uusi aika asiakkaalle.
Aikaehdotus tekstiviestinä nopeuttaa ja helpottaa huoltoaikojen sopimista ja sujuvoittaa asiakaspalvelua merkittävästi. Joskus huoltoajan sopiminen puhelimitse voi olla hidasta, esimerkiksi jos asiakasta ei tavoiteta voi joutua soittamaan useamman kerran, tai jos asiakkaan pitää varmistaa ajan sopivuus muilta osapuolilta. Tekstiviestillä vastaamiseen menee vähemmän aikaa, kun asiakas voi selvittää käyntiin liittyvät asiat itsenäisesti ja varmistaa ajan tekstiviestillä.
3. Tekstiviesti-ilmoitus laskun lähetyksen yhteydessä
Laskun sähköpostilla lähettäminen sisältyy Tribunin palveluun ja on edullisin keino lähettää laskuja asiakkaalle.
Sähköpostilaskuissa voi olla ongelmana, että ne voivat vahingossa joutua roskapostiin tai eivät mene perille väärin kirjoitetun osoitteen vuoksi.
Tribunissa tämä on ratkaistu niin että asiakkaalle lähetetään samaan aikaan tekstiviesti-ilmoitus, jossa kerrotaan sähköpostiin lähetetystä laskusta ja näin varmistetaan, että asiakas on saanut laskun.
Tekstiviestillä lähetetyn viestin vuoksi ongelmat sähköpostilaskujen perillemenon osalta vähenevät huomattavasti.
4. Tarjouksen lähettäminen asiakkaalle
Tribunilla voi myös lähettää tarjouksen esimerkiksi huoltotyöstä. Ohjelmaan tarjous kirjataan normaalina tilauksena ja asetetaan kustannusarvioksi. Kun tarjous johtaa tilaukseen, tarjous voidaan muuntaa helposti tilaukseksi järjestelmässä.
Tarjous on helppo lähettää sähköpostilla suoraan ohjelmasta. Sähköpostin liitteenä lähtee tarjous pdf-muodossa. Tarjouksen tekeminen on nopeaa ja yhdenmukaista, valmiiksi hinnoiteltuna. Pdf-muodossa olevan tarjouksen muotoilu ja ulkoasu on yhtenäinen ja yrityksen näköinen, tämä antaa asiantuntevan ja osaavan kuvan yrityksestä.
Viestipohjien hallinta ja lähetys Tribunilla
Viestiä luotaessa Tribuni hakee automaattisesti asiakasta ja huoltoa koskevat tiedot. Viestiin voi poimia tietoja tilauksesta, asiakastiedoista tai kalenterin merkinnöistä. Sähköposti- ja tekstiviestien lähetysikkunassa valitaan valmis viestipohja esimerkiksi ILP-pöytäkirja, kuitti, tilausvahvistus, yhteydenottopyyntö tai valmistunut työ. Tribunin asiakashallinnan kautta voidaan tarkastella asiakkaan kanssa käytyä viestintää, milloin ja miten on otettu yhteyttä.
Tribunin järjestelmässä on valmiina muokattavia viestipohjia, lisäksi viestipohjia voit ideoida vapaasti lisää niin paljon kuin tarvitsee. Lähetät meille vain mallin toivomastasi viestipohjasta, ja me lisäämme ne käyttöön viestipohjien hallinta työkalun avulla.
Tekstiviesti on kätevä tapa parantaa asiakaspalvelua
Tribunissa voi ottaa käyttöön kaksisuuntaisen tekstiviestipalvelun. Asiakkaiden vastaukset tulevat suoraan ohjelmaan, ja automatisoituja toimintoja voidaan käyttää vastausten perusteella.
Tekstiviestien lähetyspalvelu tehostaa yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa. Kaksisuuntainen tekstiviestipalvelu on myös hyödyllinen, kun halutaan saada asiakkailta palautetta tai vastauksia helposti.
Tutustu tarkemmin Tribunin asiakasviestintämahdollisuuksiin tilaamalla asiakasviestintä esite.
Vahvistuksen jälkeen saat viestin josta voit ladata esitteen, samalla liityt postituslistalle.
Lataamalla esitteen hyväksyt, että saatamme olla sinuun yhteydessä palvelujamme koskevissa asioissa, tai lähettää sinulle muita hyödyllisiä vinkkejä. Emme koskaan lähetä roskapostia. Voit poistua listalta koska tahansa.
Ota käyttöön Tribuni ja lisää tehokkuutta toimintaasi
Tribuni on helposti ja sujuvasti käyttöönotettava pilvipohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla voidaan hallita useita yrityksen toimintoja. Pilvipohjainen toiminnanohjaus on turvallinen ja luotettava valinta yrityksesi toiminnan tehostamiseen. Tribunin ominaisuuksia voi räätälöidä yrityksesi toimialan tai tarpeen mukaan. Kokeile kuukauden ajan ilmaiseksi.
