Hyvin suunniteltua asiakasviestintää Tribunilla

Tribuni toiminnanohjausjärjestelmän asiakashallinta tarjoaa hyvin mahdollisuuksia myös asiakasviestintään. Hyvin suunniteltu ja ajoitettu viesti on erinomainen keino parantaa asiakaskokemusta. Onnistunut asiakasviestintä lisää asiakkaan tyytyväisyyttä ja luottamusta, ja tyytyväinen asiakas palaa asioimaan toistekin.

Yrityksen asiakasviestintä on tärkeää

Asiakasviestintä on asiakassuhteen hoitoa, osa asiakaspalvelua, jonka tavoitteena on lujittaa asiakassuhdetta. Hyvä yritys tarjoaa asiakkaalle palvelua ennen kuin asiakas huomaa sitä pyytää. Esimerkiksi asiakkaalle tiedottaminen työn viivästymisestä luo luottamusta ja läpinäkyvyyttä. Kun asiakas kokee, että viestinnästä on ollut hyötyä, asiakastyytyväisyys moninkertaistuu.

Viestin hyvä ulkoasu ja asettelu antaa hyvän mielikuvan

Viestien yhdenmukainen ulkoasu ja myös visuaalisuus on tärkeää, koska yrityksestä saadut mielikuvat vaikuttavat asiakkaiden ostopäätöksiin.

Visuaalisuudella voidaan edesauttaa positiivisen mielikuvan syntyä. 

Kun asiakkaalla on yrityksestä positiivinen mielikuva, on yritys asiakkaan mielestä luotettava ja ammattitaitoinen.

Tribunissa on valmiita viestipohjia sähköposteille ja tekstiviesteille, viestipohjia voi muokata lisää tarvittaessa. Kun viestipohjia on valmiiksi muotoiltuna, niin viestien tekemiseen ja lähettämiseen kuluu vähemmän aikaa.

Neljä esimerkkiä Tribuni-järjestelmän asiakasviestinnästä

Tribunissa voidaan kätevästi lähettää viestejä asiakkaalle, esimerkiksi tekstiviestinä tai sähköpostina. Puhelimitse sopimiseen voi mennä yllättävän paljon työaikaa, asiakkaat eivät usein vastaa puheluihin mutta tekstiviesteihin vastataan varmemmin. Tribunin asiakashallinnan kautta voidaan tarkastella asiakkaan kanssa käytyä viestintää, milloin ja miten on otettu yhteyttä.

1. Ennakkoviesti asiakkaalle, kun varaosa ei ole saatavilla ja huoltoaika siirtyy

Tribuni järjestelmässä varaosien tilauksella on arvioitu saapumispäivä, jos varaosaa ei ole kirjattu saapuneeksi arvioituun päivään mennessä, ohjelma hälyttää. Asiakkaalle voidaan tällöin ennakolta lähettää viesti varaosan viivästymisestä ja mahdollinen uusi huoltoaika. Kun asiakkaalle viestitetään etukäteen huollon viivästymisestä, niin asiakkaan ei tarvitse itse kysellä viivästysten perään. Tällainen viesti parantaa asiakaskokemusta huomattavasti.

2. Aikaehdotus ja ajan automaattinen vahvistaminen tekstiviestillä

Tribunissa huoltotilaukset voi aikatauluttaa työkalenteriin. Kalenterin varauksesta voidaan lähettää asiakkaalle tekstiviestillä ehdotuksen esimerkiksi:

Sopiiko huoltoaika 7.11.2022 klo 9:00. Vastaa tähän viestiin K kyllä tai E ei sovi. Terveisin Huoltoliike Oy

Jos asiakas vastaa viestiin K, niin aika vahvistuu automaattisesti Tribunin työkalenteriin, jos aika ei sovi, niin järjestelmästä on mahdollisuus lähettää uusi aika asiakkaalle. 

Tekstiviestien käyttämisestä saadaan hyötyä ajansäästönä. Jos huoltoajan sopiminen hoidetaan puhelimitse, niin voi joutua soittamaan useammankin puhelun, esimerkiksi jos asiakasta ei ensin tavoiteta, tai jos asiakkaan pitää varmistaa asia muilta perheenjäseniltä tai osapuolilta.

Tekstiviestillä vastaamiseen menee vähemmän aikaa, kun asiakas voi selvittää käyntiin liittyvät asiat rauhassa ja varmistaa ajan itsenäisesti tekstiviestillä.

3. Tekstiviesti-ilmoitus laskun lähetyksen yhteydessä

Laskun sähköpostilla lähettäminen sisältyy Tribunin palveluun ja on edullisin keino lähettää laskuja asiakkaalle.

Sähköpostilaskuissa voi olla ongelmana, että ne voivat vahingossa joutua roskapostiin tai eivät mene perille väärin kirjoitetun osoitteen vuoksi.

Tribunissa tämä on ratkaistu niin että asiakkaalle lähetetään samaan aikaan tekstiviesti-ilmoitus, jossa kerrotaan sähköpostiin lähetetystä laskusta ja näin varmistetaan, että asiakas on saanut laskun.

Tekstiviestillä lähetetyn viestin vuoksi ongelmat sähköpostilaskujen perillemenon osalta vähenevät huomattavasti.

4. Tarjouksen lähettäminen asiakkaalle

Tribunilla voi myös lähettää tarjouksen esimerkiksi huoltotyöstä. Ohjelmaan tarjous kirjataan normaalina tilauksena ja asetetaan kustannusarvioksi. Kun tarjous johtaa tilaukseen, tarjous voidaan muuntaa helposti tilaukseksi järjestelmässä.

Tarjous on helppo lähettää sähköpostilla suoraan ohjelmasta. Sähköpostin liitteenä lähtee tarjous pdf-muodossa. Tarjouksen tekeminen on nopeaa ja yhdenmukaista, valmiiksi hinnoiteltuna. Pdf-muodossa olevan tarjouksen muotoilu ja ulkoasu on yhtenäinen ja yrityksen näköinen, tämä antaa asiantuntevan ja osaavan kuvan yrityksestä.

Viestipohjien hallinta ja lähetys Tribunilla

  • Tribunin järjestelmässä on valmiita viestipohjia, joita voi tarpeen mukaan muokata ja lähettää nopeasti viesti asiakkaalle. Viestipohjaan voi automaattisesti poimia tietoja tilauksesta, asiakastiedoista tai kalenterin merkinnöistä.
  • Sähköposti- ja tekstiviestien lähetysikkunassa on mahdollisuus valita valmis viestipohjia esimerkiksi ILP-pöytäkirja, kuitti, tilausvahvistus, yhteydenottopyyntö tai valmistunut työ.
  • Viestipohjia voit lisäksi ideoida itse vapaasti niin paljon kuin tarvitset ja me lisäämme viestipohjat ohjelmaan viestipohjien hallinta työkalun avulla. Lähetät meille vain mallin toivomastasi viestipohjasta ja me lisäämme sen ohjelmana käyttöösi.

Ota käyttöön Tribuni ja lisää tehokkuutta toimintaasi

Tribuni on helposti ja sujuvasti käyttöönotettava pilvipohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla voidaan hallita useita yrityksen toimintoja. Pilvipohjainen toiminnanohjaus on turvallinen ja luotettava valinta yrityksesi toiminnan tehostamiseen. Tribunin ominaisuuksia voi räätälöidä yrityksesi toimialan tai tarpeen mukaan. Kokeile kuukauden ajan ilmaiseksi.